ДО с нуля — вместе с процессами, итеративно
Внедрили 1С:Документооборот с нуля и вместе с клиентом разработали процессы. Честно: описать процессы «с нуля и навсегда» нереально — люди поработали, процессы доправили, и сейчас работают в системе.
1С:Документооборот · проектное внедрение
Наведем порядок в поручениях, согласованиях и договорах
1С:Документооборот — это отдельная программа и отдельный вид проектов: про исполнительскую дисциплину. У каждого поручения появляется автор, срок и история — кто, когда и кому что должен, видно без разбора переписок и бумажек.
Что дает документооборот
Цифровой след
История процессов и договоренностей в одном месте. Больше нет «я ему на бумажке передал» и устных поручений, о которых все забыли.
Согласования
Маршруты, сроки и ответственные. Документ не лежит у кого-то в почте — видно, где он и за кем задержка.
Договоры
От заявки на договор до изменения условий: карточка, версии, связанные документы и контроль сроков.
Документооборот сильнее всего работает не в одиночку
Его редко запускают сам по себе. Чаще всего это надстройка над учетной системой — 1С:КА, 1С:ERP или 1С:Управление холдингом. Тогда согласование перестает быть отдельной жизнью в отдельной программе и становится частью учета.
1
Договор рождается в учете
Менеджер заводит договор прямо в ERP со статусом «Не согласован» и прикрепляет к нему сканы и приложения. Все в той программе, где потом пойдут проводки.
2
Одна кнопка — и он на согласовании
Договор уходит в Документооборот и идет по маршруту: юрист, финансовый директор, руководитель. Видно, у кого он сейчас и сколько уже ждет.
3
Согласовали — статус вернулся в учет
В учетной системе договор автоматически становится согласованным. А пока это не произошло, использовать его в учете нельзя: в проводки он не попадет.
Согласовывать можно не только договоры
У многих документов в КА, ERP и УХ есть собственный статус согласования: заявки на оплату, реализации, заказы поставщикам. Любой из них можно провести через маршрут Документооборота — и получить не «кто-то устно разрешил», а зафиксированное решение.
Цифровой след становится длиннее
Видно всю цепочку целиком: кто создал договор в ERP, кто отправил на согласование, кто и когда согласовал, к кому он ушел дальше. Через полгода на вопрос «почему мы подписали это на таких условиях» есть ответ, а не воспоминания.
У вас уже есть КА, ERP или УХ? Тогда документооборот — не второй проект с нуля, а достройка к тому, что работает. Покажем связку на вашем сценарии согласования.
К проектам КА / ERP / УХКак это работает у клиентов
Цифровой след вместо устных поручений
Внедряем документооборот ради исполнительской дисциплины: есть история процессов и договоренностей, видно, кто, когда и кому что должен. Решения перестают жить в чьей-то голове.
Похожая ситуация? Расскажите, где теряются поручения и договоренности — предложим, с чего начать.
Описать ситуациюСколько это стоит
Считаем процессами, а не месяцами проекта
25 000 – 75 000 ₽ за процесс
Обычно документооборот продают как большой проект с оценкой «после обследования». Мы считаем иначе: берем один процесс — согласование договоров, заявки на оплату, поручения руководителя — и делаем его до рабочего состояния за понятную фиксированную цену.
Разброс зависит от того, сколько в процессе шагов, ролей и связей с учетом. Цену называем до начала работ, как и везде у нас.
Один процессзапускаем, люди работают, дальше дорабатываем по факту
Без обследования на полгодаописать все процессы заранее и навсегда все равно нереально
Можно остановитьсяпосле любого процесса — вы ничего не должны за «непройденные этапы»
С какого процесса начать? Обычно с того, где чаще всего теряется время: согласование договоров или заявки на оплату. Подскажем на первом разговоре — бесплатно.
Выбрать первый процессЧастые вопросы
ДО и ЭДО — это одно и то же?
Нет. ДО (1С:Документооборот) — внутренние процессы: поручения, согласования, договоры. ЭДО — обмен юридически значимой первичкой с контрагентами: УПД, накладные, счета-фактуры. Это разные программы и разные проекты — про ЭДО отдельная страница.
Можно ли внедрить ДО «под ключ» сразу целиком?
По нашему опыту лучше работает итеративное внедрение: запускаем ключевой процесс, люди работают, процессы доправляем. Описать все процессы заранее и навсегда практически нереально.