Выбор программы · без продажи самой дорогой
Какая 1С вам подойдёт
Люди приходят с вопросом «какую программу купить», а слышат в ответ список названий. Здесь наоборот: сначала ваша ситуация, потом программа. И честно про то, где у каждой предел — чтобы через год не оказалось, что выросли из неё за полгода.
Начните с вопроса, а не с названия
1С:Бухгалтерия
Если управленческий учёт ведётся в голове или в таблицах, а от программы нужен регламентный учёт и сдача отчётности — этого достаточно. Остальные программы решают другие задачи и бухгалтерию не заменяют.
1С:УНФ
Товары, продажи, деньги, простое производство и услуги — в одной несложной программе. Лучшее соотношение «возможности к сложности»: почти всё, что нужно небольшому бизнесу, сделано просто.
1С:Управление торговлей
Когда есть опт и розница, несколько юрлиц, отдельный кладовщик, сложное ценообразование и нужна точная прибыль. Полноценный адресный склад и ордерная схема — здесь.
1С:Комплексная автоматизация
Торговый блок как в УТ, плюс зарплата и бухгалтерия в той же базе. Подойдёт почти любой компании, которой не нужно сложное производство и МСФО.
1С:ERP
Производственные переделы, приём чужого сырья на переработку, МСФО, несколько предприятий в одном контуре. Есть практически всё — и цена этого «всего» не только в лицензии, но и в проекте.
Специализированное решение
Автосервис, строительство, общепит, ЖКХ: иногда отраслевое решение или модуль к вашей базе закрывает задачу лучше и дешевле, чем переход на более тяжёлую программу.
Откуда вообще взялись эти программы
Мало кто это рассказывает — не потому что скрывают, а потому что искренне не знают. Управление торговлей, Комплексная и ERP устроены как матрёшка.
Сначала пишут ERP
Она разрабатывается как полная система.
Из неё выпиливают часть
Убирают блок операций — получается Комплексная автоматизация.
Выпиливают ещё
Убирают следующий слой — получается Управление торговлей.
Отсюда следствие, которое снимает половину вопросов: блок оперативного учёта во всех трёх почти одинаковый. Продажи, закупки, склад, цены, взаиморасчёты — это одно и то же. Переходя на старшую конфигурацию, вы не получаете «более правильную торговлю» — вы получаете то, что вокруг неё.
Чем они отличаются на самом деле
Магазин и касса
Рабочее место кассира: скидки и наценки, дисконтно-бонусная система, продавец в чеке, подарочные сертификаты, контроль действий кассира. Учёт опта минимальный, аналитика за пределами продаж слабая.
Сегодня Розница — фактически урезанная УНФ. Если не уверены, что дальше магазина не пойдёте, смотрите сразу на УНФ: разница в цене небольшая, а запас возможностей заметно больше.
Небольшая компания целиком
Продажи, закупки, склад, деньги, заказы, простое производство и услуги. Хорошие управленческие отчёты, функциональное мобильное приложение. Ценообразование и скидки проще, чем в УТ, адресного склада нет.
Торговля всерьёз
Заказы с обеспечением под заказ или в резерв, статусы и проценты отгрузки и оплаты, расчёты по заказам, рабочее место закупщика, адресный склад, ордерная схема. Точный расчёт прибыли по любым разрезам.
Чего нет: производства, переработки, нормального учёта внеоборотных активов и регламентного учёта — бухгалтерия ведётся отдельно, между базами настраивается обмен.
Когда торговли уже мало
К торговому блоку добавляются регламентный учёт, полноценная зарплата — ровно та же, что в ERP, — планирование, бюджетирование, заявки на расходование денег и простое производство.
Конец жизни в двух базах с ручной сверкой: обмена с Бухгалтерией больше нет.
Где проходит настоящая граница
Обычно выбор объясняют размером: маленьким — Управление торговлей, средним — Комплексную, крупным — ERP. Это удобно рассказывать и почти бесполезно на практике. Мы видели ERP на двадцати рабочих местах и Комплексную на двухстах. Количество людей вообще не показатель.
Работает другой вопрос: попадает ли продукт на склад между операциями?
Производство приборов
Механический цех: заходят листы, выходят корпуса. Паяльный: делают свои заготовки. Сборочный: из автоматики и корпусов получаются приборы.
Цехов три, но в каждом одна-две операции, и после каждого продукт ложится на склад. Переделов внутри процесса нет. Комплексная справляется, клиент доволен.
Производство шампуней
Сырьё подготовить, очистить, измерить, расфасовать, промаркировать, упаковать. Всё в одном цехе, как конвейер.
Цех один, но операции идут подряд, продукт между ними на склад не выходит, и на каждом этапе может быть брак. В Комплексной вы увидите только «зашёл материал — вышло изделие» и не поймёте, где теряете.
Правило целиком: если между операциями продукт оприходуется на склад — Комплексная справится, сколько бы цехов ни было. Если внутри процесса идёт цепочка переделов без выхода на склад и вам важно знать, на каком этапе потери, — нужна ERP.
Не объём производства. Не масштаб. Не количество сотрудников. Именно стадийность.
Чем ещё ERP отличается от Комплексной
Кроме сложного производства принципиальных отличий два.
- Переработка чужого сырья. В официальном сравнении конфигураций это называется «выпуск продукции из давальческого сырья»: у Комплексной в этой строке минус, у ERP плюс. Отдать своё сырьё переработчику вы можете, а принять чужое и сделать из него продукцию — нет. Мы на этом однажды сильно споткнулись: клиента устраивала Комплексная целиком, вообще всё — а на приёме в переработку встали. Пришлось ставить ERP: оказалось дешевле, чем писать свой блок.
- МСФО. Есть компании, которым международная отчётность действительно нужна. Их немного, но они есть.
Отдельно про управление производством в ERP — планирование загрузки каждого цеха, каждой бригады, вплоть до станка. Возможность мощная, но реально она нужна единицам. У большинства в цехе есть мастер с записной книжкой, который никакой программы видеть не хочет и искренне считает, что управляет сам. Мы в такие ситуации не лезем.
Самая недооценённая — Комплексная
Про неё мало кто знает, и не любят её по причине, которая не имеет отношения к функциям.
В Комплексной и ERP учёт устроен так: сначала оперативный учёт, поверх него производственный, из них формируется бухгалтерский, и только потом налоговый. А бухгалтер искренне считает, что бухгалтерский и налоговый учёт стоят во главе. И привык думать проводками. Здесь думать надо оперативным учётом — и этого бухгалтеры делать не хотят.
Есть кому подвинуть
Там, где внедряют ERP, кроме главного бухгалтера обычно есть финансовый директор и директор по производству. Они могут главбуха подвинуть — часто со скандалом, но могут.
Подвинуть некому
У тех, кто ставит Комплексную, нет ни финансового директора, ни директора по производству, ни планово-экономического отдела. Главбух смотрит на программу и говорит: «мне в ней не хочется работать». И побеждает.
Это не претензия к бухгалтерам, а объяснение, почему хорошая программа считается неудобной. И подсказка, что нужно для успеха: человек, которому управленческий контур важнее привычки.
Признаки, что программу пора менять
- Вы начали её дописывать. Не печатную форму, а то, чего в программе нет по замыслу: планирование, отчёты по прибыли, распределение расходов. Самый верный признак.
- Обмен с Бухгалтерией стал проблемой. Данные расходятся, кто-то регулярно сверяет две базы руками.
- Управленческий отчёт приходит поздно. Директору нужны цифры с задержкой в неделю, а он получает их через месяц или в конце следующего квартала.
- Начали считать деньги всерьёз. Бюджет, движение средств, лимиты, платёжные календари. Сейчас, когда деньги дорогие, это перестало быть роскошью.
Общее правило: берите программу под задачи ближайших двух-трёх лет, а не «на вырост навсегда». Переход с УНФ на УТ или с УТ на КА — обычная процедура с переносом данных. А работать несколько лет в слишком сложной программе дорого и утомительно.
Что должно измениться в компании
Программа сама ничего не сделает. Чтобы Комплексная или ERP заработали, нужен либо хороший директор по производству, либо хороший финансовый директор.
Финансист заходит со стороны денег: платёжные календари, лимиты, бюджеты, потом заказы. Производственник — со стороны материалов: график закупок, график продаж, деньги сверху. Приходят к одному и тому же с разных сторон, и оба пути правильные.
И нужна другая дисциплина ввода. Любой бухгалтер уверен, что операцию можно завести руками: зашли, поменяли дебет с кредитом местами, поставили цифры. Если так делать в ERP, программу можно выкидывать — несколько кварталов такого учёта, и база идёт под свёртку.
Перед стартом проекта мы просим утверждённую учётную политику. Если она есть на бумаге — проект пойдёт нормально. Если её нет — проект будет «весёлым», и это не фигура речи.
Из чего складывается стоимость
Что покупается разово
- сама программа;
- клиентские лицензии по числу одновременных пользователей;
- серверная лицензия — не всегда нужна;
- договор сопровождения.
Лицензии универсальные: купили с одной программой — используете с любой другой.
Что влияет на цену проекта
- переносим ли данные из старой базы;
- сколько человек учим и на каких местах;
- нужны ли обмены с другими системами;
- есть ли доработки под ваш процесс;
- сколько юрлиц и складов в контуре.
Порядок бюджета на одно рабочее место — без обследования, с погрешностью процентов в тридцать:
Цифры некрасивые, но это жизнь. И считать по ним нужно на все рабочие места: двадцать мест в ERP — это порядок в двадцать шесть миллионов, а не «программа за миллион».
Прикинуть проект самому можно так: стоимость программы плюс лицензии плюс сервер и СУБД, всё умножить на три. Есть неприятная фраза — внедрение это удвоенная стоимость программного обеспечения. В нынешней ситуации честнее сказать: утроенная.
Сроки зависят от контуров. Чистый бухгалтерский — неделя-две. Оперативный учёт — смотрим на количество людей и касс. Производственный или закупочный блок — три-четыре месяца: нужно разобрать, как товары преобразуются друг в друга и что сейчас с отчётностью.
Когда менять не надо
Довольно часто ERP ставят там, где хватило бы Комплексной: крупные компании с простым учётом покупают её просто потому, что так принято. Мы в таких случаях выключаем ненужные функциональные опции — и тут уместна шутка, что любую ERP отключением опций можно превратить в торговлю. В каждой шутке есть доля шутки.
И отдельно про попытку автоматизировать то, чего нет. Мы видели большое производство, работающее на УНФ, где на самом деле полный бардак и всё держится на бумажках. Автоматизируешь хаос — получишь автоматизированный хаос. Сначала порядок, потом программа.
Чем подтверждаем опыт
Начните с онлайн-аудита, а не с покупки
Бесплатно и без обязательств. Подключаемся к вашей базе, смотрим конфигурацию, версию, доработки, обмены, права и то, как в ней реально работают люди. По итогам — список рекомендаций: что можно поправить в текущей программе, а что действительно требует перехода.
Часто выясняется, что менять программу не нужно: хватает настройки, отчёта или обмена. Мы скажем об этом прямо — продать переход, который вам не нужен, себе дороже.
Частые вопросы
Можно ли потом перейти на программу посерьёзнее?
Да, это обычная процедура: данные переносятся, история сохраняется. Поэтому и не стоит покупать самую сложную программу «на вырост» — проще вырасти и перейти, чем несколько лет мучиться со сложным интерфейсом.
А если у нас уже есть 1С, но она не устраивает?
Сначала разберёмся, в чём дело. Примерно в половине случаев проблема не в программе, а в настройке, данных или в том, что людей никто не учил. Смена программы такие вещи не лечит — переносит.
Нужна ли отдельная бухгалтерия?
Если выбрали УНФ или Управление торговлей — да, регламентный учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии, между базами настраивается обмен. В Комплексной автоматизации и ERP бухгалтерия уже внутри, отдельная база не нужна.
Сколько занимает запуск?
УНФ или Розницу можно запустить за несколько дней. Управление торговлей — недели, в зависимости от переноса данных и обменов. КА и ERP — это проект с этапами и приёмкой, срок называем после диагностики.
Подробнее по каждой программе: Управление торговлей · Комплексная автоматизация · ERP.
Статья написана по надиктовкам директора — Евгения Карпова, ГК «Солвикс». Это практика с внедрений и сопровождения, а не пересказ документации: то, что видно, когда сам разбираешь чужие базы.
В активе: 43 пройденных курса и 1328 учебных часов, первый экзамен сдан в 2009 году. «1С:Специалист-консультант» по 1С:ERP (управленческий и регламентированный учет), по 1С:Управление торговлей и по 1С:Документообороту.