Зарплата и кадры · честно о переносе

Переход с 1С:Бухгалтерии на ЗУП

Зарплату почти всегда начинают вести в бухгалтерии. Это проще, все в одной базе, отдельная программа кажется лишней сущностью. И довольно долго так действительно удобнее. Потом что-то меняется — и становится тесно.

Обсудить перенос Протокол проверки

Когда пора

Два признака, и достаточно любого.

Признак первый

Штат подобрался к тридцати

Не потому, что программа упрется в предел, а потому, что кадровый учет в бухгалтерии рассчитан на простые случаи. На этом объеме ручной работы становится больше, чем экономии.

Признак второй

Расчет перестал быть простым

Командировки, премии со сложными правилами, работа в праздники и выходные, вахта. Каждая такая история в бухгалтерии считается руками или обходным путем, и каждый месяц заново.

Если ни того, ни другого нет — переходить незачем. Это честный ответ, и он экономит вам деньги.

Что переносится на самом деле

Здесь главное недоразумение. Обычно ожидают, что переедут справочники — сотрудники, подразделения, начисления. На деле переносить нужно:

нормативно-справочную информацию;
всю кадровую историю сотрудников;
полную историю начислений — с самого начала, а не за последний год.

Именно поэтому перенос — не операция на полдня. Объем работы определяется не числом сотрудников, а глубиной истории, которую придется протащить и проверить.

Честная цифра: без ручных правок обходится половина

По нашей статистике не больше половины переносов проходят без ручной доводки. Остальные переносятся тоже — но потом требуют разбора и исправлений.

Это не про кривые руки и не про плохую программу. Механизм переноса типовой, он работает, кнопка нажимается. Проблема в том, что переносится накопленная история — а в ней за годы работы скопилось то, что бухгалтерии не мешало, а ЗУП принимать отказывается.

Мы говорим это до начала работ, а не после. Подрядчик, который обещает перенос за один вечер, либо не переносил ни разу, либо не проверял результат.

Три места, где ломается

Кадры

Кадровые приказы

Самое больное — иностранные сотрудники: статусы, даты, документы. В бухгалтерии на неточность никто не смотрел, в ЗУП она становится ошибкой.

Налоги

Даты дохода и выплаты по НДФЛ

В бухгалтерии их часто заполняли приблизительно — расчет все равно сходился. ЗУП строит на этих датах свою логику, и приблизительность вылезает расхождением в отчетности.

Расчет

Виды начислений

За годы их заводили разные люди и по-разному. При переносе выясняется, что половина настроена не так, как предполагает типовая методика.

Как выглядит сам перенос

Обновляем базу

Берем выгрузку базы бухгалтерии и обновляем ее до последнего релиза. На старом релизе помощник переноса может работать некорректно — этот шаг пропускают чаще всего.

Разворачиваем чистый ЗУП

Пустая база из свежего дистрибутива.

Запускаем помощник перехода

В ЗУП открываем помощник перехода с прежних программ: либо получаем из него файл помощника выгрузки, либо подключаемся к базе бухгалтерии напрямую и забираем данные.

Выгружаем и загружаем

Выгрузка занимает от десяти минут до полутора часов в зависимости от объема. Затем загружаем полученные файлы в ЗУП.

Дальше идет начальная настройка — и вот о ней обычно не предупреждают.

Начальная настройка: тридцать вопросов о вашей компании

После загрузки данных программа задает длинную серию вопросов: применяется ли индексация заработка, используются ли договоры ГПХ, займы сотрудникам, выплаты бывшим сотрудникам и сторонним физлицам, оплата праздничных и выходных, доплата до среднего заработка, отгулы, простои и отстранения, отпуска без оплаты, материальная помощь, подарки, удержания по исполнительным документам, дополнительные отпуска, командировки.

Каждый ответ меняет то, как программа будет считать зарплату дальше. Ответить наугад нельзя: часть переключателей потом не переключается без последствий для уже введенных документов.

Это не техническая работа, а разговор о том, как устроена ваша компания. И он требует человека, который знает и учет, и вашу практику.

Протокол проверки: четыре пункта

Самое важное. Перенос считается выполненным не тогда, когда помощник написал «успешно», а когда сошлись четыре проверки. Забирайте их себе — по ним можно проверить любого подрядчика, включая нас.

Все документы проведены

Непроведенный документ — это данные, которых для программы не существует.

Ошибок при переносе не было

Не «были, но некритичные» — не было.

2-НДФЛ совпадает помесячно

Справка по одному и тому же человеку в обеих базах дает одинаковые цифры по месяцам. Не итог за год — именно помесячно. Совпадение годовой суммы при разных месяцах означает, что расхождения взаимно погасились, и они всплывут при первой же отчетности.

Следующий месяц считается одинаково

Зарплата за следующий месяц, начисленная в обеих базах, совпадает по составу сотрудников и по суммам. Это проверка не истории, а того, что дальше программа будет считать так же, как раньше.

Если все четыре сошлись — база готова, можно работать.

Поэтому мы начинаем с тестового переноса

Сначала делаем перенос на тестовой базе. Это занимает два-три часа, и по его итогам сразу видно, в какой половине вы оказались.

Прошло чисто

Забираете базу

Отдаем базу, работайте. Дальнейших работ не требуется, и платить за них не нужно.

Нужны правки

Показываем и считаем

Показываем, какие именно ошибки и где, и называем стоимость. Считаем открыто, по формуле: пять нормочасов на каждый переносимый месяц. История переносится с начала ведения учета, поэтому число месяцев и определяет объем — проверить и выправить нужно каждый.

Посчитать порядок цифры можно самому еще до обращения. Мы специально показываем формулу: гораздо хуже, когда цену называют после начала работ, когда отказаться уже неудобно.

Такой порядок честнее фиксированной цены за перенос: в половине случаев работа заканчивается на тестовом этапе, и брать за нее как за полный проект не за что.

Думаете о переходе на ЗУП? Начнем с тестового переноса и покажем, что получится именно у вас.

Сделать тестовый перенос

Чего мы не обещаем

Не обещаем, что обойдется без ручных правок — статистика выше.
Не обещаем перенести то, чего в бухгалтерии не было: если кадровая история велась частично, в ЗУП она полной не станет. Восстановление — отдельная работа, и она может оказаться дороже переноса.
И не советуем переходить только потому, что «так правильнее». Пока штат небольшой, а расчет простой, бухгалтерия справляется, и переезд принесет больше хлопот, чем пользы.