Статьи директора · выбор программы

УТ, КА или ERP: граница проходит не там, где вы думаете

Обычно выбор объясняют размером: маленьким — Управление торговлей, средним — Комплексную, крупным — ERP. Это удобно рассказывать и почти бесполезно на практике. Мы видели ERP на двадцати рабочих местах и Комплексную на двухстах. Количество людей вообще не показатель. Ниже — критерий, который работает.

Сначала о том, откуда они взялись

Мало кто это рассказывает — не потому что скрывают, а потому что искренне не знают. Три программы устроены как матрёшка.

Отсюда важное следствие, которое снимает половину вопросов: блок оперативного учёта во всех трёх почти одинаковый. Продажи, закупки, склад, цены, взаиморасчёты — это одно и то же. Разница не в том, как вы торгуете, а в том, что происходит вокруг торговли.

Что добавляется на каждом уровне

«Простое производство» простыми словами — это когда продукция получается за один раз. На вход цеха приходят заготовки, на выходе либо полуфабрикат, который уходит обратно на склад, либо готовая продукция. Один цех, не два, не пять.

Главный критерий — стадийность

Вот тот самый вопрос, который решает всё, и он не про размер.

Попадает ли продукт на склад между операциями?

Разберём на двух живых примерах, и они кажутся перевёрнутыми.

Не объём производства. Не масштаб. Не количество сотрудников. Именно стадийность.

Чем ещё ERP отличается от Комплексной

Кроме сложного производства принципиальных отличий два.

• Переработка чужого сырья. В официальном сравнении конфигураций это называется «выпуск продукции из давальческого сырья»: у Комплексной в этой строке минус, у ERP плюс. То есть отдать своё сырьё переработчику вы можете, а принять чужое и сделать из него продукцию — нет. Мы на этом однажды сильно споткнулись: клиента устраивала Комплексная целиком, вообще всё — а на приёме в переработку встали. Пришлось ставить ERP: это оказалось дешевле, чем писать свой блок.
• МСФО. Есть компании, которым международная отчётность действительно нужна. Их немного, но они есть.

Отдельно про управление производством в ERP — планирование загрузки каждого цеха, каждой бригады, вплоть до станка. Возможность мощная, но реально она нужна единицам. У большинства в цехе есть мастер с записной книжкой, который никакой программы видеть не хочет и искренне считает, что управляет сам. Мы в такие ситуации не лезем.

Самая недооценённая программа — Комплексная

Про неё вообще мало кто знает, и не любят её по причине, которая не имеет отношения к функциям.

В Комплексной и ERP учёт устроен так: сначала идёт оперативный учёт, поверх него ложится производственный, из них двоих формируется бухгалтерский, и только потом — налоговый.

А бухгалтер искренне считает, что бухгалтерский и налоговый учёт стоят во главе. И привык думать проводками. Здесь думать надо оперативным учётом — и этого бухгалтеры делать не хотят. Иногда, честно говоря, и не могут.

Это не претензия к бухгалтерам. Это объяснение, почему хорошая программа стоит недооценённой: дело не в ней, а в расстановке сил внутри компании.

Когда пора ставить Комплексную

Три повода, любого из них достаточно.

• Большой обмен между УТ и Бухгалтерией. Если стоит Комплексная — обмена нет. Нет обмена — нет проблемы.
• Вырос директор или появился операционный. Ему нужна управленческая отчётность с задержкой хотя бы в неделю. При связке УТ и Бухгалтерии вы получите её в лучшем случае через месяц, а в худшем — в конце следующего квартала.
• Начали думать про деньги всерьёз. Бюджет, движение денежных средств, лимиты, платёжные календари. Сейчас, когда деньги стоят дорого, это перестало быть роскошью — Комплексная позволяет их экономить.

И признак того, что вы уже переросли Управление торговлей: вы начали её дописывать. Автоматизация планирования, отчёты по прибыли, распределение расходов. В этот момент хочется сказать: ребята, а может проще поставить Комплексную?

Что должно измениться в компании

Программа сама ничего не сделает. Чтобы Комплексная или ERP заработали, в компании должен появиться либо хороший директор по производству, либо хороший финансовый директор. Два варианта, и оба работают.

Если появляется хороший финансист — включаются платёжные календари, лимиты, начинают формироваться нормальные бюджеты, потом заказы, и в итоге выстраивается цепочка производство — закупки — продажи.

Производственник делает то же самое, только заходит со стороны материалов: график закупок, график продаж, а деньги накладываются сверху.

Приходят к одному и тому же, просто с разных сторон. И то, и другое правильно.

И в любом случае нужен бухгалтер, который не боится вести бухгалтерский учёт в этой программе. Многие боятся панически.

Дисциплина ввода: почему это не мелочь

Любой бухгалтер уверен, что операцию можно ввести руками: зашли, поменяли дебет с кредитом местами, поставили цифры — и всё хорошо.

Если так делать в ERP, программу можно выкидывать. В прямом смысле: несколько кварталов такого учёта — и база идёт под свёртку.

Комплексная, ERP, да и Управление торговлей требуют другого порядка: сначала сесть и подумать, потом настроить, потом завести справочники — структуру предприятия, статьи затрат, направления деятельности, — и уже после этого настроить проводки на статьи затрат. Тогда всё будет хорошо.

Учётная политика — наш индикатор

Когда мы заходим на проект по Комплексной или ERP, мы очень вежливым голосом просим утверждённую учётную политику. Именно утверждённую, на бумаге.

Если открывается сейф и достаётся документ — проект стартует нормально. Если её нет — проект будет «весёлым».

Дело не в формальности. По учётной политике сразу видно, какие разрезы нужны, а какие нет, и мы копируем её в настройки. А дальше она работает арбитром: когда коммерческие подразделения — логисты, закупки, склад — просят разрез, которого в политике нет, мы говорим: идите к главному бухгалтеру и согласуйте. Обычно главбух проводит с ними короткую беседу, после которой выясняется, что это не нужно. И проект идёт дальше.

Из-за чего проекты буксуют

Почти всегда из-за настроек, и почти никогда — из-за программы.

Программу настроили по одному алгоритму. Через три-пять месяцев выясняется, что нужно иначе. Дальше два сценария, и они очень разные:

Во втором случае начинается: снятие с проведения всех документов, смена функциональных опций, корректировка, перепроведение, закрытие периода заново. Весело.

И отдельно про попытку автоматизировать то, чего нет. Мы видели большое производство, работающее на УНФ, где на самом деле полный бардак и всё на бумажках. Автоматизируешь хаос — получишь автоматизированный хаос. Сначала порядок, потом программа.

Деньги

Порядок бюджета на одно рабочее место, без обследования. Цифры честные, но грубые — процентов на тридцать может уехать в любую сторону.

Цифры некрасивые, но это жизнь. И считать по ним нужно на все рабочие места: двадцать мест в ERP — это порядок в двадцать шесть миллионов, а не «программа за миллион».

И правило, по которому можно прикинуть проект самому. Есть неприятная фраза: внедрение — это удвоенная стоимость программного обеспечения. В нынешней ситуации мы бы сказали честнее: утроенная.

Считается так: стоимость самой программы, плюс лицензии, плюс сервер и СУБД — про них забывают чаще всего. Полученную сумму умножаете на три. Это и есть порядок бюджета.

Сроки зависят от того, какие контуры запускаете. Чистый контур бухгалтерского учёта — неделя-две. Оперативный учёт — смотрим на количество людей и касс. Производственный или закупочный блок — три-четыре месяца: там надо очень внимательно разбирать, как товары преобразуются друг в друга, как всё выстроено сейчас, какая есть отчётность и документация.

И одна честная оговорка

Довольно часто ERP ставят там, где хватило бы Комплексной. Крупные компании с довольно простым учётом покупают ERP, потому что так принято.

Мы в таких случаях выключаем ненужные функциональные опции. Тут можно пошутить, что любую ERP отключением функциональных опций можно превратить в торговлю. В каждой шутке есть доля шутки.

Бывает и обратный ход. Пару раз клиенты уходили с ERP на связку Управление торговлей плюс Бухгалтерия — там были конфликты между продавцами и бухгалтерией: продавцы хотели править первичку когда захотят, бухгалтеры не давали. Разделили: управленка отдельно, регламентированный учёт отдельно. Один раз ушли на УНФ — ERP была для них тяжеловата.

Правда, сегодня такие развилки закрываются сами: пришёл электронный документооборот, и первичку «за одним числом» уже не поправишь.

Коротко

Подробнее по каждой — с признаками, ценами и честными оговорками: Управление торговлей · Комплексная автоматизация · ERP.