Статьи директора · разбор звонка

«Хочу уволить бухгалтера, настройте 1С»

Это дословная цитата из недавнего звонка. Разговор меня взволновал, поэтому разберу его здесь — без имён, названий и подробностей, по которым можно было бы узнать компанию. Мысль, к которой мы в нём пришли, касается далеко не только моей собеседницы.

Начало разговора

Первое, что было сказано в трубку: «Вам честный ответ или социально приемлемый?»

Ответили: честный. Тогда честный:

Дальше пошли жалобы, знакомые любому собственнику: налогов почему-то много, бухгалтер не проявляет инициативы, материалы не списываются, расходы растут — и замечает это только сам директор.

Тут пришлось остановить: налоги платить надо. Это не та статья, где мы расскажем, как их не платить. Разговор был про другое — про то, можно ли вести учёт самому и что для этого нужно.

Три вещи, которые надо сделать до, а не после

Уволить человека — быстро. Проблема в том, что после этого работа не исчезает, она переходит к вам. Чтобы вы с ней справились, должно совпасть три условия.

Первый пункт самый недооценённый. Основная проблема — это обмен. Пока данные ходят между торговой базой и бухгалтерской, всегда найдётся документ, который отразили в одной и не перенесли в другую. И искать это будет тот, кто остался, — то есть вы.

Чем придётся заплатить за простоту

Тут нужно честно, потому что это выбор, а не бесплатный выигрыш.

Чем меньше у вас статей затрат и статей движения денег, тем проще учёт и тем меньше времени уходит на налоги. Но обратная сторона: тем меньше возможностей покрутить бизнес по управленке, посмотреть на него в разрезах.

Когда всё ведётся в одной базе, управленческий учёт подчиняется бухгалтерскому. Не потому что так правильнее, а потому что иначе придётся вести бухгалтерский учёт дважды — а вы как раз пытаетесь сократить работу, а не добавить.

Чего-то в такой аналитике не хватает, честно. Зато закрытие месяца занимает два часа, и это делает один человек между делом. Каждый решает сам, что для него дороже.

А теперь главное — и это не про программу

Дальше в разговоре выяснилось, что бухгалтер «не задаёт вопросов»: не напомнил про списание материалов, не заметил, что одна из статей расходов заметно выросла, не предложил, где можно было сократить.

И вот тут пришлось сказать неприятное.

Заметить, что статья расходов выросла, сопоставить это с падением выручки и прийти с вопросом — это не бухгалтерская работа. Бухгалтер отражает то, что произошло, по документам, которые ему принесли. Анализировать, почему произошло именно это, — работа другого человека и другой квалификации.

Разберём на материалах. У вас есть склад, у склада есть материально ответственное лицо. Почему это лицо каждый месяц не подаёт бухгалтеру акт на списание? Вопрос кажется дурацким, но он важный: потому что бегать за этим актом должен не бухгалтер. Ему это, если честно, не нужно.

Правило, которое решает это раз и навсегда

Одна фраза, услышанная когда-то от человека из большой компании, и с тех пор она нам сильно помогает:

То есть не контроль, а регламенты: у каждого прописано, что он должен сделать и когда. Кладовщик подаёт списание до третьего числа. Менеджер закрывает заказ в день отгрузки. Бухгалтер отражает то, что ему передали, и не гоняется за людьми по коридорам.

Если в компании этого нет, увольнение бухгалтера ничего не изменит. Дыра не в человеке, а в том, что процесс никем не описан, — и после увольнения вы просто встанете на его место и будете так же ничего не получать вовремя.

Если решили оставить

В том разговоре нашёлся вариант проще увольнения. Бухгалтер сидел на голом окладе — а значит у него не было ни одной причины делать что-то сверх минимума.

Решение простое: оклад плюс премиальная часть за конкретные задачи. Список задач вы формулируете сами: собрать списания до такого-то числа, сдать отчёт до такого-то, дать справку по расходам за месяц. Задачи выполнены — премия есть. Не выполнены — нет.

И ставить задачи. Претензия «ты не задаёшь вопросов» несправедлива, если никто не договаривался, что человек должен их задавать.

Как это выглядит технически

Если решение принято и вы действительно хотите вести всё сами в одной программе, путь обычно такой:

• Управление торговлей обновляется до Комплексной автоматизации — в ней появляется бухгалтерский и налоговый учёт, появляется зарплата;
• делается свёртка базы, чтобы не тащить в новый учёт старые хвосты;
• с Нового года в ней ведётся нормальный учёт — без обмена, в одном месте.

Про то, чем Комплексная отличается от Управления торговлей и когда она оправдана, — в разборе линейки. Про свёртку и её цену — отдельно.

Что в итоге

Разговор начинался с «уволить бухгалтера», а закончился списком дел, в котором увольнение — последний пункт, и, возможно, ненужный.

• Убрать обмен между базами — это источник половины проблем.
• Упростить аналитику, если готовы заплатить за это глубиной управленки.
• Описать, кто что и когда передаёт, — чтобы люди не могли нарушить.
• Перевести бухгалтера на задачи с премией и эти задачи наконец поставить.
• И только потом смотреть, нужен ли вообще отдельный человек.

Сами мы работаем в единой программе. Когда работали в разных — вешались, если честно. Поэтому и советуем начинать с этого.