ГК Солвикс
Учет · разбор с ценами
Свертка — это когда базу «обрезают»: остатки на выбранную дату вводят заново, а все, что было до нее, из базы уходит. Иногда это единственный разумный выход, иногда — способ спрятать проблему, которая всплывет снова.
Цены ниже — в нормочасах, чтобы вы могли прикинуть свой случай сами, не дожидаясь коммерческого предложения.
Общее правило простое: иногда дешевле свернуть базу, чем разгребать ошибки прошлых периодов.
Переход с ПРОФ на КОРП. Синхронизация с Управлением торговлей, если раньше учет в них велся независимо — тогда сворачивать нужно обе базы. Массовая «краснота» в оборотно-сальдовой за прошлые периоды. Уход от суммового учета в рознице или резкая смена вида деятельности.
Нужно убрать старые периоды, накопился большой объем ошибок, не закрываются месяцы. Либо предстоит сильно изменить учет: уйти с направлений деятельности, отключить соглашения, характеристики или серии, ордерные и ячеистые склады.
Причины те же, плюс собственная: методика учета здесь заметно менялась от версии к версии — производство 2.1 сменилось на 2.2, внеоборотные активы переехали с 2.2 на 2.4. После обновления с 2.4 на 2.5 остается много мусора, а если базу начинали вести еще на 2.2, разбор превращается в отдельный проект.
Самое частое заблуждение, и оно дорого обходится. К нам приходят со словами «база разрослась, давайте свернем» — а свертка эту задачу не решает.
Свертка — это про порядок в учете, а не про объем. Документы прошлых периодов занимают на диске куда меньше, чем принято думать. Есть отдельные случаи, когда эффект заметен, но именно отдельные — рассчитывать на них не стоит.
Объем базы кардинально делают прикрепленные файлы. Сканы договоров и накладных, фотографии, приложения к документам — все это лежит бинарными данными прямо в таблицах базы и растет быстрее, чем сам учет.
Что действительно работает: вынести файлы во внешнее хранилище — в тома на диске. Механизм в 1С штатный, файлы остаются доступными из программы, но перестают раздувать базу. Там, где свертка даст проценты, вынос файлов дает разы.
Разобраться с объемомПоэтому, если задача звучит как «уменьшить базу» или «ускорить работу», начинать нужно не со свертки. Сначала смотрим, из чего база состоит, — и часто на этом разговор о свертке заканчивается, а деньги остаются у клиента.
Свертку делают на начало налогового периода. Не на середину квартала и не «на прошлый месяц, потому что удобно».
Это ограничение не наше, а методическое: иначе разъезжается отчетность, и дальше вы будете объяснять расхождения проверяющим.
Это стоит прочитать до того, как думать о цене.
Решение — архивная база. Никто не мешает оставить копию базы до свертки: в ней остается вся история, из нее можно достать документ, посмотреть детализацию и выгрузить файл для ЭДО. Работаете вы в свернутой, а архив стоит рядом. Мы всегда делаем так и рекомендуем закладывать это в план сразу.
Штатной свертки для ЗУП не существует. Ни для отдельной конфигурации, ни для раздела зарплаты в Комплексной автоматизации и ERP.
Все, что предлагается на рынке, — самописные обработки разного качества. Пользоваться ими можно, но нужно понимать: это не типовой механизм, за результат отвечает тот, кто его написал.
Если вам обещают «свернем и зарплату тоже», уточните, чем именно.
Базовая свертка — 15 нормочасов на одну организацию. Она столько стоит, если выполняются условия:
Если что-то из этого не так, добавляется работа:
В стоимость входит проверка оборотно-сальдовой ведомости — и по бухгалтерскому, и по налоговому учету.
Базовая свертка — 15 нормочасов при условиях: нет ордерной схемы, месяцы закрыты, выполненные заказы закрыты, объем базы до 30 ГБ без файлов.
Про незакрытые месяцы стоит пояснить: если месяц не закрыт, непонятно, по какой себестоимости вводить остатки товаров. Поэтому пункт и стоит денег — сначала нужно разобраться с закрытием. Разбор причин — в отдельной статье: почему не проходит закрытие месяца.
Базы КА и ERP значительно больше любой базы Бухгалтерии и почти любой базы Управления торговлей. Планируйте, что на эти дни работа в системе остановится.
Бухгалтерский и налоговый учет здесь формируются на основании оперативного. После свертки вы увидите данные оперативного контура — особенно если бухгалтеры пользовались операциями регламентного учета и правили проводки в документах руками. Такие правки не переносятся автоматически.
Поэтому оценка по КА и ERP всегда индивидуальная: сначала смотрим базу.
Сначала смотрим базу и называем срок и стоимость — до начала работ, а не по факту. Свертку планируем на начало года и на конкретное технологическое окно, чтобы вы знали, когда система будет недоступна. Архивную базу оставляем всегда.
Не уверены, нужна ли вам свертка? Посмотрим базу и скажем прямо — в половине случаев задача решается иначе и дешевле.
Чего не делаем. Не сворачиваем ЗУП типовыми средствами — их не существует. И не беремся сворачивать базу ради уменьшения объема или скорости: сначала смотрим, из чего база состоит и где теряется время. Чаще всего дело в прикрепленных файлах, реже — в конкретном отчете или настройках сервера.