Статьи директора · деньги

Почему одна и та же 1С у соседа стоит втрое дешевле

У вас Бухгалтерия и у знакомого Бухгалтерия. Программа одна, версия одна, город один. У него сопровождение стоит в три раза дешевле, и он не понимает, за что платите вы. Разница почти никогда не в программе. Ниже семь причин — и ни одна из них не про то, какую 1С вы купили.

Из чего вообще складывается счёт

Прежде чем про разницу — коротко про сам счёт. У владения 1С четыре части, и первая обычно самая заметная, а последняя самая большая:

• Программа и лицензии. Разовая покупка. Или аренда, если работаете в облаке.
• Комплект поддержки (ИТС). Годовой платёж вендору за право получать обновления.
• Железо. Если программа стоит у вас, а не в облаке: выделенный компьютер или сервер, бэкапы, обновления.
• Работы. Всё, что делают руками: настройка, доработки, обучение, разбор ошибок. Вот эта часть и различается в разы.

Кстати, полезное про лицензии: они универсальные. Нет отдельных лицензий для бухгалтерии, зарплаты и торговли — купили с одной программой, используете с любой другой. В 7.7 было иначе: лицензии привязывались к компонентам, отдельно бухгалтерский учёт, отдельно оперативный, отдельно расчёт.

Причина первая: как настроили в первый день

Самая дорогая ошибка делается до того, как в программе появится первый документ.

Живой пример, с которым к нам обращаются регулярно. Клиент спрашивает: почему бухгалтерия не показывает остатки по складам по 41 счёту? Начинаем копаться — и выясняется, что при первоначальной настройке просто не включили учёт по складам по 10 и 41 счетам.

Галочка. Пятнадцать минут работы в первый день.

Но накоплено уже два-три года данных, и что с этим делать — не знает никто. Развернуть настройку задним числом нельзя: программа не пересчитает то, чего не собирала. Остаётся свёртка базы — то есть отдельный проект за отдельные деньги.

Причина вторая: настроили слишком подробно

Обратная крайность, и она встречается не реже.

В Бухгалтерии и ЗУП перемудрить сложно — там всё довольно просто устроено. А вот в Комплексной автоматизации и ERP сделать себе дорого — легко.

Правильная настройка функциональных опций — это прямо те деньги, которые потом будут тратиться, и тратиться, и тратиться. Каждая включённая галочка, которая требует ручного ввода, умножается на количество документов и на количество месяцев.

Причина третья: у всех полные права

Представьте: торговая компания, 25 рабочих мест, пять баз, и у всех полные права. Вопрос — через какое время база превратится в кашу?

Правильный ответ — максимум пара месяцев.

Потому что обязательно случится следующее:

• кто-то залезет и переименует склады;
• кто-то нахимичит с подразделениями;
• кто-то поставит функциональную опцию — а что, права есть, почему бы не поставить галочку;
• кто-то поменяет предопределённую статью затрат, и закрытие месяца не пойдёт.

Дальше начинается разбор: кто, когда, что именно поменял и как вернуть обратно. Это часы, и это ваши деньги. Каждый месяц.

С правами та же история, что с настройками: разграничить их в начале — работа на несколько часов. Разбирать последствия — работа без конца.

Причина четвёртая: сколько у базы хозяев

Это про людей, а не про программу, и потому в сметах этого не бывает.

Начнём с простого. Бухгалтерия, две организации, у каждой свой бухгалтер. Вопрос: через сколько они начнут править статьи затрат друг друга и придут выяснять отношения?

Вопрос риторический — придут.

Теперь усложним. Комплексная автоматизация или ERP, десять организаций, пять главных бухгалтеров. Через сколько?

Каждая такая история — это вызов подрядчика, разбор, восстановление и переговоры о том, кто прав. У базы с одним хозяином этого нет вовсе.

Причина пятая: сколько у вас должно быть баз

Вопрос, на который обычно отвечают «одна, чтобы всё было вместе» — и это часто неправильный ответ.

Баз должно быть столько, сколько у вас функционально отличающихся друг от друга направлений бизнеса. Не столько, сколько юридических лиц.

Пример. Группа компаний, в ней два десятка организаций. Одно направление — стройка, вы там субподрядчик. Второе — сдача офисов в аренду.

Это два разных функциональных направления, и им нужны две базы. Строительный учёт сложный: этапы, акты, субподряд, материалы. Аренда простая: договор, начисление, оплата.

Если свести всё в одну базу, произойдёт вот что: те, кто сдаёт офисы, будут тратить на оформление каждого документа больше времени, чем если бы у них была простая база. Они будут заполнять поля, которые нужны стройке и не нужны им. Каждый день, все годы.

Двадцать организаций — это не двадцать баз. Но и не одна. Считать надо по направлениям, а не по ИНН.

Причина шестая: доработки в регламентированном контуре

Доработки бывают безобидные, а бывают такие, которые удорожают сопровождение в разы. Граница проходит здесь: меняет ли доработка то, что должно ежемесячно обновляться.

Опасные места:

• взаимодействие с кассами;
• взаимодействие с электронным документооборотом;
• план счетов и проводки;
• что угодно в блоке зарплаты.

Почему это дорого. Изменения в регламентированном контуре прилетают неожиданно — законодательство не спрашивает, удобно ли вам сейчас. Поставить их надо очень быстро, потому что от них зависит работа компании. А если там ваши доработки, каждое обновление превращается в отдельную работу, которую надо сделать срочно.

Срочность стоит денег. И будет стоить каждый раз.

Отдельно приятная новость: бухгалтерский баланс давно стал настраиваемым, и то, ради чего раньше лезли в код, теперь делается настройкой. Прежде чем дорабатывать регламентированную часть, стоит проверить — может, это уже умеет типовая.

Причина седьмая: сколько у вас интеграций

Каждый обмен с внешней системой — сайтом, складской программой, банком, CRM, оборудованием — это не одна вещь, а сразу четыре:

Третий пункт недооценивают чаще всего. Мусорные данные не ломают ничего сразу — они тихо копятся, а всплывают при закрытии месяца или при сверке, когда искать источник уже поздно.

Что с этим делать

Если ваша 1С обходится дороже, чем у соседа, ответ почти наверняка в этом списке. Проверить себя можно по четырём вопросам:

Хорошая новость в том, что почти всё из этого списка лечится. Права разграничиваются, лишние функциональные опции выключаются, направления разносятся по базам, а часть доработок оказывается уже не нужна — типовая научилась.

Плохая — в том, что чем дольше живёт база, тем дороже наведение порядка. Как и с настройкой в первый день.