Распределение статей затрат
Либо настроено неверно, либо настроено верно, но не так, как считает правильным главный бухгалтер. Это разные ситуации, и лечатся они по-разному.
Учет · разбор типовых ошибок
Закрытие месяца не проходит: где искать причину
Закрытие месяца — та процедура, которая либо проходит незаметно, либо съедает три дня в самое неподходящее время. Причем ошибка почти никогда не в том месте, где она вылезла: программа сообщает о невозможности рассчитать себестоимость, а причина — в приходном ордере полугодовой давности.
Карта ниже собрана из нашей практики сопровождения, а не из документации — поэтому местами звучит непочтительно к программе.
Управление торговлей 11
Самая частая ошибка — расчет себестоимости из-за отрицательных остатков. Если закрытие месяца встало, начинать нужно отсюда: это экономит часы.
Откуда берутся отрицательные остатки:
Причина первая
Отключены контроли
Кто-то когда-то снял контроль отрицательных остатков, чтобы провести срочную отгрузку. Отгрузка прошла, контроль остался отключенным, и с тех пор товар уходит в минус без предупреждения.
Причина вторая
Серии без приходных ордеров
Учет по сериям требует дисциплины на складе. Стоит один раз оформить инвентаризацию без ордеров — и серии разъезжаются с количеством.
Причина третья
Искажено налогообложение товара
Классика: закупили под деятельность без НДС, продали с деятельности, облагаемой НДС. Для склада все в порядке, для расчета себестоимости — нет.
Причина четвертая
Возвраты и прочие расходы
Возврат, оформленный не тем документом или не на то поступление, ломает партионный учет тихо и надолго. Сюда же — ошибки распределения прочих расходов на себестоимость.
Бывают и ошибки во взаиморасчетах, но там каждый случай индивидуален — общего рецепта нет.
Важная особенность: в разных месяцах причины бывают разные. Найдя и исправив одну, не считайте, что следующий месяц закроется сам. Поиск причины в УТ занимает от двух часов. Исправление чаще всего выполняют сотрудники заказчика сами — после того, как понятно, что искать.
Комплексная автоматизация и ERP
Здесь все то же самое, что в УТ, — расчет себестоимости ломается по тем же причинам. Плюс собственный набор.
Начисление амортизации
Не на ту статью затрат либо сбившееся после корректировки.
Странные проводки при закрытии
Почти всегда означают, что проводки правили руками в операциях или пользовались бухгалтерскими справками. Ручная правка решает сиюминутную задачу и создает проблему в следующем закрытии.
Неполное закрытие 26, 25, 20 и ошибки по 91
Отдельно — ошибки зачета авансов по НДС. Каждый случай индивидуален и тянет за собой проверку взаиморасчетов, то есть заметно больший объем работы.
Поиск причины в КА и ERP занимает от трех часов. И в отличие от УТ, исправление здесь чаще ложится на исполнителя: цена ошибки выше, а сама правка задевает бухгалтерский учет.
Бухгалтерия предприятия
Проще, и проблемы типичнее:
- Остатки по сумме на счетах 10 и 41 при отсутствии количества — верный признак, что где-то списали больше, чем было.
- Неполное или некорректное закрытие счетов 26, 25, 20.
Поиск занимает от часа — здесь и данных меньше, и вариантов меньше.
Самое сложное — не найти, а договориться
Это то, о чем не пишут в инструкциях.
Найти причину — работа техническая, она конечна. Дальше начинается сложное: согласовать метод исправления. Иногда выясняется, что для корректного закрытия нужно изменить учетную политику. А иногда — что менять придется не настройку, а сложившуюся точку зрения главного бухгалтера на то, как должно считаться.
Это не про упрямство. Человек годами закрывал месяц определенным способом, и способ работал. Просто программа считает иначе, и кому-то придется подвинуться.
Поэтому в оценке таких работ мы всегда закладываем время на обсуждение, а не только на поиск. Разбор, после которого никто не согласился с выводами, — потраченные деньги.
Что можно сделать самому до обращения
Три проверки, которые часто закрывают вопрос без нас:
1
Контроль отрицательных остатков
Проверьте, включен ли он. Если выключен — включите и посмотрите, что программа скажет о текущих остатках.
2
Сумма без количества
Найдите такие позиции: по счетам 10 и 41 в бухгалтерии, по складским отчетам в торговых конфигурациях.
3
Ручные проводки
Посмотрите, не правились ли проводки руками в закрываемом периоде.
Если после этого закрытие проходит — отлично, вы сэкономили деньги. Если нет, вы уже знаете, что причина глубже, и разговор с нами начнется не с нуля.
Когда имеет смысл звать нас
- Когда закрытие не проходит второй месяц подряд.
- Когда ошибка появилась после обновления или переноса.
- Когда причину нашли, но непонятно, как исправлять без последствий для отчетности.
Работаем по факту: сначала находим причину и показываем ее, потом согласовываем способ исправления, и только после этого правим.
Месяц не закрывается, а отчетность близко? Разберем и покажем причину, а не просто «поправим цифры».
Написать намЧитайте дальше
Сопровождение
Чтобы это не повторялось
Закрытие месяца ломается там, где учет ведут без присмотра. Регулярное сопровождение дешевле разбора завалов.
КА, ERP, УХ
Если система сложная
В комплексных конфигурациях закрытие задевает бухгалтерский учет — здесь нужен не программист, а человек с учетом в голове.
Крайний случай
Когда проще свернуть базу
Если месяцы не закрываются годами и ошибок накопилось слишком много, разгребать бывает дороже, чем начать с чистого листа. Разбираем, когда свертка оправдана, что при ней теряется навсегда и сколько она стоит в нормочасах.